受信トレイはいつも空っぽ！？～インボックスゼロの魅力～
最近始めた超簡単ライフハック、「インボックスゼロ」の紹介です。
やることは至ってシンプル。メールの受信箱*1を常に「空っぽ」に保つだけです。
日々溜まって行くメールにうんざり
メールと一言で言っても、顧客からのメールだけじゃありません。
同僚からのCC、社内のお知らせ、興味のない外部セミナーの案内、飲み会の誘い。
一日放置しておくだけで、何十通というメールが届き、受信トレイはあっという間にいっぱいになります。
そんな状況では、何が大事で何をすべきかを見極めることは難しいでしょう。
メールをタスクと捉える
仕事の大半は、依頼の受付と終了の通知にて完了となりますが、これはメールにも置き換えることができると思います。
- 依頼を受ける＝メールの内容を読む
- 依頼をこなす
- 終了を通知する＝メールを返信する
こう考えれば、メール一通一通がそもそも、タスクなんですね。
ということは、全てのメールに正しく答えることが、タスクの終了というわけです。
ちなみに、一流のコンサルタントは電話で受けた内容も必ずメールに起こして、確認・同意をとるそうです。
終わったメールってどう仕分けるの？
私の場合、対応の終わったメールは「対応済み」フォルダに全部入れています。
以上、終了…
というと雑過ぎかもしれませんが、以下のように振り分けています。
＜例）私のメーラーのフォルダ構成＞
ね？超シンプルですよね？
最近のメーラーは全文検索が超早いので、フォルダの振り分けはほとんどしません。
また、メールの表示形式をスレッド式にしておけば、返信のメールがあったとしても、過去のやりとりのメールを含めた状態で受信トレイに戻るので、メールを探す手間もほとんどかかりません。
Gmailは言わずもがなですが、私は業務上、OWA（OfficeWebApp/Office365）を
利用しています。しかし、全く問題ありません。*2
「タスク漏れ」とさようなら
私は、このインボックスゼロを始めてから、メール起因のタスク漏れがなくなりました。（まあ、当たり前ですけど。）
忙しくなった時ほど依頼・タスクを忘れることが多かったため、この課題がクリアできたことは、非常に助かりました。
ちなみに、そんなにメールをさばけないよという人は、インボックス５０ぐらいからやると良いそうです。
みなさんもレッツチャレンジ！
By.きくごろう
